INTRANET Les standards d'internet appliqués au système d'information de l'entreprise

L'accès à l'information dans l'entreprise

• ~1975   Dans l'entreprise le système d'information, obéissant au besoin de concentration et d'unicité des données, est classiquement centralisé, sur de grosses machines -les mainframes- ou sur des grappes de serveurs PC, ayant une forte puissance transctionnelle. L'accès à l'information dans ce schéma est hiérarchisé. Les postes d'accès, qui peuvent être des PC, sont chacun dédiés à une seule application. Les logiciels sont propriétaires, ainsi que les protocoles réseaux. Très professionalisés, ils nécessitent une formation spécifique, sont plutôt coûteux, et ne communiquent pas avec les autres logiciels, sauf ceux du même fournisseur. Les écrans de saisie et d'interrogation sont très fonctionnels, mais l'ergonomie est parfois très indigente, rappelant celle du minitel, comme par exemple sur le système comptable des universités, NABUCO. L'introduction de techniques modernes (downsizing, client - serveur, revamping,...) apparait plus comme un palliatif que comme une solution pérenne.

• ~1985   Par contre le succès des micros personnels a été dû au départ, en dehors de leur prix, à leur universalité, un seul outil servant à l'ensemble des tâches de bureau. L'utilisateur s'approprie plus facilement l'outil lorsqu'il est proche et d'usage quotidien. De nouveaux logiciels sont apparus avec le micro ordinateur, correspondant à des concepts innovants qui ouvraient des possibilités fructueuses rapidement devenues incontournables : texteur, tableur, PréAO, CAO, etc.

• ~1995   Mais les micros personnels gagnent en complexité et les logiciels sur aquérant de multiples fonctionnalités deviennent des usines à gaz, Word et Excel en sont de bons exemples. Ils peuvent presque tout faire, mais ne sont souvent utilisés au quotidien qu'à 1 ou 2% de leur puissance ! De son côté, le système d'exploitation contribue à diffuser la complexité et les anachronismes. Paradoxalement, il finit parfois par sérieusement entraver l'utilisation cohérente, il isole les applications les unes des autres, et isole l'ordinateur personnel du reste du réseau.

La puissance de Word...

...et la partie couramment utilisée

• L'ordinateur qui devrait être un auxilliaire toujours disponible en arrive à distraire l'attention et génère des surcoûts cachés, l'utilisateur "métier" passant une partie non négligeable de son temps de travail à bricoler Windows pour essayer de contourner les insuffisances et déficiences de ses logiciels. L'utilisateur d'un poste de travail informatique est confronté, chaque jour ou presque, à des pertes de temps liées à des dysfonctionnements de son poste de travail : attaques virales, problèmes matériels, problèmes logiciels, connaissance imparfaite des logiciels, problèmes de messagerie, d'impression... Un salarié perd en moyenne 3 heures chaque semaine pour des problèmes de micro-informatique !

• ~1986/1998   Les solutions apparaissent. Apple les avait génialement mises en place pour rendre intuitif l'emploi de l'ordinateur, briser l'isolement des logiciels et travailler en réseau dès 1986 (Macintosh). Microsoft les a appliquées en 1998 pour intégrer logiciels et réseau, en mêlant intimement Windows98 et Internet Explorer. La justice a trouvé cela immoral car tuant la concurrence... ce qui n'est pas vraiment faux. 

• ~1996   L'emploi généralisé de PC, "terminaux intelligents", connectés au réseau local de l'entreprise donne accès aux logiciels du système d'information. Il devient donc logique de refondre l'interface homme machine du S.I. Alors que dans les années soixante-dix, un ordinateur était au service de plusieurs utilisateurs, et que dans les années quatre-vingt-dix, le microordinateur est devenu un auxilliaire du travail sur une base individuelle, aujourd'hui chacun a plusieurs appareils informatiques à son service

• ~2005   Le bureau virtuel s'impose, basé sur un portail personnalisable, donnant accès également au courriel qu'aux workflows du S.I. ou aux applications de groupware, il facilite la mobilité et tout ce qui est collaboratif.

• ~2009   Les terminaux mobiles (smartphones, tablettes...) déferlent, donnant très vite accès à l'intranet et au SI. Et une nouvelle population sort de l'illettrisme numérique, les PDG et DG.

D'internet à intranet

Les fonctionalités d'internet.

En termes fonctionnels, Internet est un ensemble de services :

• le web ("la toile"), ensemble de documents multimédias reliés entre eux par des liens hypertextes, référencés par les moteurs de recherche, ou non référençables (bases de données), ou accessibles seulement en connaissant leur URL (le "web invisible")
• le courrier électronique (e-mail, courriel en bon québéco-français), service asynchrone d'échange de messages, en mode "push", c'est à dire où l'information est poussée vers l'utilisateur
• les forums de discussion (news - usenet), service d'échange de messages en mode "pop"
• la discussion en direct (chat, irc), service synchrone d'échange de messages
• la discussion par threads (fil de discussion, sur des listes de dicussion), service asynchrone d'échange de messages
• la discussion par commentaires (commentaires d'articles de CMS, mur facbook),
• la "voix sur IP", téléphonie et vidéoconférence, comme Skype ou le triple ou quadruple play des FAI
• les moteurs de recherche d'informations sur le web et les annuaires (de sites web, du téléphone)
• la consultation en temps réel de bases de données (IMDB, dictionnaires, horaires,...)
• le téléchargement de documents et de logiciels (ftp - transfert de fichiers)
• la publication d'informations, sur des blogs, des wikis, des forums, ou simplement des pages web motorisées par des CMS
• l'abonnement à des services d'information (newsletters, listes de diffusion, services d'alertes)
• la traduction au vol
• les ventes aux enchères C2C
• les boutiques virtuelles
• le payement électronique
• les chaînes de radio et de télévision (en broadcasting temps réel)
• le partage direct de documents (peer-to-peer)
• etc.

En termes techniques, ces services sont assurés par des protocoles spécifiques :

• tcp/ip pour la transmission des informations
• html et http pour le world wide web
• smtp, pop3, imap... pour le courrier
• pgp, rsa, ssl et autres pour la sécurisation des transmissions
• rtp pour les flux temps réel
• etc.

L'interconnexion mondiale des réseaux locaux d'ordinateurs a engendré une gigantesque mine d'informations, la base de données de toutes les bases de données, d'un volume et d'une richesse inouïes. La simplicité d'accès et la liberté de navigation sur "la partie émergée de l'iceberg internet", le web, ont assuré le succès. Les protocoles d'internet, TCP/IP particulièrement, sont devenus alors des standards universels.

Les solutions d'internet appliquées au Système d'Information

• Pour contrer les lourdeurs de l'informatique "classique", une solution consiste à reprendre la philosophie qui a fait le succès du web, en rapatriant sur les réseaux locaux de l'entreprise tout ce qui était bon dans internet :
  1. Protocoles standards de réseaux, tcp/ip,
  2. Protocole standard de description des "écrans", html. Sur le serveur, les pages web dynamiques, en html, sont créées sur mesure à chaque demande, en réponse par exemple à l'interrogation d'une base de données. Mais le logiciel client étant standard, elle peuvent aussi bien être extraites toutes prêtes de la toile -les pages web statiques-. Le logiciel des postes utilisateur s'en trouve énormément allégé, standard, facile à maintenir, peu coûteux.
  3. Interface universelle d'accès, protocole standard http utilisé par un butineur pour l'accès à toutes les fonctions : pages web, transfert de fichiers, flux audio ou vidéo, etc.
  4. Accès depuis un simple PC,
  5. Accès égal pour tous : "un même média pour tous !",

     Cette solution d'accès à tout le S.I. au format universel du web s'appelle l'intranet.

     Notons, en conséquence, qu'un intranet n'est pas strictement un "internet local" ni un réseau local.

Avant d'examiner la structure d'un intranet, et les conséquences de son installation, il nous faut définir le concept de client - serveur. 

Le client serveur.

Les techniques client-serveur s'inscrivent dans l'évolution des architectures informatiques en entreprise :

Est Client Serveur une application qui fait dialoguer deux programmes de traitement et de présentation, au lieu de gérer un harem d'esclaves du mainframe.

La partie générique des applications réside sur les serveurs : stockage et indexation de l'information dans de grandes bases de données, etc. Cobol, SQL, Java...

La partie spécifique des applications est reportée sur le poste client : façon de présenter un tableau sous forme de graphique, vérification de l'orthographe, etc. Butineur...

Le client serveur permet alors de répartir la charge du traitement entre les machines :

A celà s'ajoute du middleware qui assure la manipulation des données entre client et serveur, par exemple qui assure la consolidation des bases de données repliquées d'un agenda :

• qui fait appel à des services distants,
• par échange de messages (requêtes),
• et non par échange de fichiers.

Elle met en oeuvre du traitement coopératif.

On considère trois niveaux dans une application :

(Le dialogue sur le réseaux se fait via les IPC, qui sont alors du middleware, entre réseau et application.)

Le "schéma du Gartner Group" permet de distinguer les diverses formes du client serveur :

Côté SERVEUR

Côté CLIENT

Chaque mode de partage des tâches entre client et serveur porte un nom :

Règles du client serveur universel

Dans un intranet idéal,

• le client est systématiquement au standard web,
  • tous les documents sont accessibles comme des pages html, c'est à dire qu'ils s'affichent direcetement dans la fenêtre du butineur,
  • toutes les grilles de saisie sont des formulaires html, affichées par le butineur,
• il s'agit d'un client serveur de présentation : présentation par le client <---> traitement et accès aux données par le serveur
• les traitements s'exécutent du côté serveur,
• un serveur de données effectue les traitements,
• un serveur d'applications (middleware) fait les conversions et les traitements préparatoires,
• toutes les applications sont simples ("briques de base") et largement interopérables,
• les interfaces utilisateurs sont particulièrement soignées, au "look" web, pour guider et faciliter l'utilisation,
• il n'y a pas besoin d'un formation lourde, l'auto apprentissage intuitif des applications doit être suffisant,
• internet et intranet sont mis sur le même plan, car l'intranet précède souvent internet dans les entreprises.

Universalité de l'interface web.

 Le web a déjà quasiment tout ce qu'il faut pour dialoguer avec les systèmes d'informations. Prenons l'exemple des requêtes dans un moteur :

Une fois le formulaire rempli, cliquer sur "search" provoque l'envoi d'une demande de page web, par son adresse. Cette URL contient tous les paramètres de la recherche : http://www.hotbot.com/default.asp?MT=sujet+de+test+EMN+sur+l%27intranet&
submit=SEARCH&SM=MC&DV=7&DC=100&DE=2&_v=2&OPs=MDRTP

Les paramètres rentrés dans le formulaire ont été transmis au serveur de pages html situé à l'adresse www.hotbot.com.

• Les mots clés de la recherche sont transmis sous forme des paramètres, dans le champ MT ?MT=sujet+de+test+EMN+sur+l%27intranet
• submit=SEARCH indique que la requête est une demande de recherche,
• DC=100 précise que le retour demandé doit contenir 100 liens par page,
• etc.

Les paramètres de la recherche, suivant ?, sont envoyés sur le serveur à une application étiquettée par le suffixe .asp (Active Server Page, produit de Microsoft) qui va faire l'interface avec la base de données indexant les mots clés de toutes les pages web connues du moteur HotBot.
La base de données fournit les données demandées. Un logiciel met ces données en forme (page web, langage html, 100 références par page, etc.) pour le retour au client, le butineur qui a expédié la requête.

Cette technique de "transmission de paramètres dans l'url" est largement mise en oeuvre :
http://www.google.fr/search?sourceid=navclient&hl=fr&q=sujet+de+test+EMN+sur+l%27intranet
http://i-mines.mines.u-nancy.fr/annuaire/tr_liste_q.phtml?entite=TR631
D'autres serveurs utilisent une technique avec des scripts cgi, assez semblable à la précédente :
http://lessites.service-public.fr/cgi-bin/annusite/annusite.fcgi/nat1?lang=fr

L'interface web est donc déjà adaptée à la transmission de requêtes à des bases de données. 

Intranet.

L'idée de base d'un l'intranet c'est de réaliser le client serveur universel en utilisant les standards d'internet, particulièrement en accédant à l'ensemble du système d'information de l'entreprise par un simple butineur standard. Ce n'est donc pas l'idée de "réseau interne" de l'entreprise, ni l'architecture client serveur classique avec un frontal poste client dédié à l'application. Il s'agit plutôt d'utiliser systématiquement des logiciels clients standards, indépendants des applications des serveurs. Cela s'inscrit dans l'évolution du client serveur vers le web :

Avec l'intranet, le schéma du client serveur a alors évolué vers une architecture à plus de deux niveaux :

Le serveur ne sait faire qu'une chose : exécuter la requête SQL, c'est à dire extraire les données de la base.		Serveurs de données SGBDR - SGBDO		Retourner les données extraites de la base, sous forme de tableau de texte.
Traduire la demande de page web, ou le formulaire, en requête en langage SQL à la base de données		Middleware Serveur d'application		Traduire le texte en un programme html, c'est à dire une page web.
Le client ne sait faire qu'une chose : envoyer une URL, qui correspond soit au retour d'un formulaire, soit à une demande une page web statique.		Client universel : butineur web		Le client ne sait faire qu'une chose : exécuter un programme html pour afficher la page web.

Au passage le "client lours" dédié (et coûteux) est devenu un "client léger"..

Avantages d'un client web

• L'interface utilisateur est celle du butineur, elle est intuitive, la productivité y gagne et les coûts de formation sont réduits.
• Le coût du butineur est faible. Cela parait dérisoire, mais multiplier un coût par plusieurs milliers de postes n'a plus rien d'accessoire !
• Les technologies étant non propriétaires, la liberté de choix de l'utilisateur est en théorie totale :
  • choix complètement libre de la plate forme client (PC, Mac, Unix, Network Computer),
  • du système (WXP, W2000, Linux, MacOS,...),
  • du logiciel client (Mozilla, Microsoft, Opera, Amaya,...),
  • de l'écran (15'', 17'', 21'', portable 12",...),
  • des polices,
  • du graphisme (couleurs, pitch,...),
  • du modèle d'ordinateur (ancien, puissant, portable, de bureau...),
  • du constructeur,
  • etc.
• Le butineur intègre dans une forme standard tous les modes de consultation, réception et d'envoi de documents :
  • téléchargement (le butineur intègre un client ftp),
  • courrier électronique (le butineur intègre un client de messagerie),
  • grilles de requêtes aux bases de données (par des formulaires sur page web),
  • résultats de requêtes aux bases de données, serveurs d'annuaires,
  • accès aux grands systèmes,
  • travail de groupe,
  • moteurs de recherche,
  • CD-ROM, multimédia, etc.
• Les documents étant tous numériques sont archivables et réutilisables à l'identique ; tout est éditable et imprimable.
• L'accès à la documentation est simplifié par la structure hypertexte de l'ensemble des documents, d'où des économies d'espace disque sur les machines client et sur les serveurs.
• Le client gère indifféremment tous les différents types de documents (par des plugins), qui peuvent contenir du son et de la vidéo, de la réalité virtuelle, ou contenir des logiciels actifs (applets).
• La sécurité est assurée de façon transparente à l'utilisateur (cryptage, hiérarchie de droits d'accès, certificats). 

Fonctions d'un intranet.

Quelle est alors l'architecture informatique de l'entreprise ayant un intranet ?

Schéma de principe d'un intranet.

 

L'extranet

L'extranet est conceptuellement l'extension « hors les murs » du système d'information, pour les partenaires, clients et fournisseurs, en appliquant les mêmes principes technologiques que pour un intranet. Un intranet est basé sur les protocoles TCP/IP, sur les protocles du web et de l'e-mail, et donc sur l'utilisation des butineurs en tant que clients universels. Un intranet peut utiliser le support d'internet pour se prolonger en dehors des limites du réseau local, réalisant ainsi un "réseau virtuel". Internet "encapsule" de façon sécurisée l'intranet. Chaque employé accède, de manière personnalisée ou non, aux informations dont il a besoin et que l'entreprise rend disponibles dans son système d'information.

Ce n'est plus l'intranet.
Ce n'est pas le web.

Conception de l'intranet

Un intranet peut être vu de façons très différentes, suivant la vision qu'a l'entreprise de son organisation et de son mode de direction (Source : Jakob Nielsen). Cette organisation se répercute sur les choix de structure de l'intranet et sur son administration :

• organisation hiérarchique : seuls des documents vérifiés par la direction circulent ;
  • l'intranet a un chef - administrateur - concepteur unique ;
  • c'est facile à gérer, sûr,
  • mais c'est réducteur ;
     
• organisation cellulaire : l'intranet comporte des serveurs autonomes multiples, alimentés dans chaque service par contribution volontaire ;
  • c'est un internet en réduction, avec des serveurs hétérogènes,
  • il ne peut plus y avoir d'administrateur unique,
  • il faut mettre en place des outils d'accès à l'image des moteurs de recherche ;
  • c'est le cas par exemple d'une fédération de laboratoires gravitant autour d'un organisme ;
     
• direction coopérative : comme précédemment il y a plusieurs serveurs, mais ils coopèrent ;
  • l'administration de l'intranet revient à organiser la diversité en fournissant des modèles de design standards et d'architectures de sites pour réguler la navigation,
  • en planifiant l'agrégation des sites alimentés par la base (ce qui convient assez bien aux modèles d'organisation en patates, une équipe = un projet = une patate),
  • en construisant des outils de recherche adaptés (annuaires, nuage de mots clés pondérés).

L'intranet améliore notablement la communication interne, et réduit la rétention d'information. Mettre en place un intranet modifie donc fortement l'organisation de l'entreprise et change sa culture. Le défi technique est d'abord un projet stratégique.

Quels matériels et logiciels faut-il prévoir ?

Pour mettre en place un intranet, il est d'abord nécessaire de mettre le réseau local aux standards de communication du Net :

• TCP/IP, la pile de couches réseau,
• chaque poste doit avoir une adresse IP

puis il faut

• installer des serveurs http, serveurs de pages web statiques, comme Apache ;
• installer des serveurs de pages dynamiques, serveurs d'applications comme php, asp, cold fusion ou autres ;
• installer les logiciels de l'intranet, passerelles d'accès au système d'information de l'entreprise ou nouvelles applications interactives ;
• administrer, avoir une vue d'ensemble pour permettre la maintenance des performances du réseau, gérer les comptes clients, les serveurs web virtuels, tracer et exploiter les accès.

sans oublier que le succès passe par un plan de formation du personnel et de conduite du changement.

Quels logiciels pour fournir de l'information ?

L'EDI est une avancée considérable pour les entreprises qui l'utilisent quotidiennement. Faut-il systématiquement utiliser un logiciel d'EDI pour alimenter l'intranet ? Cela serait une solution lourde en ce qui concerne les membres du personnel. Faire tout simplement des documents avec un traitement de textes, ou un autre logiciel au format standard (tableur, PréAO, pdf, mp3, vidéo...), est rapide et connu de tout le monde. Placer ensuite ces documents sur un blog est aussi à la portée de tous. Ainsi tout le monde peut participer activement à la vie de l'intranet et le site intranet peut être enrichi régulièrement par le personnel..

Par contre au niveau des webmestres, il s'agit de sécuriser l'accès au système d'information global. Des solutions plus complexes deviennent nécessaires pour garantir l'intégrité des informations et la sécurité d'accés en fonction des statuts de chacun.

Quels documents circulent sur l'intranet ?

Pour préparer les documents à diffuser sur l'intranet, il y a différentes solutions selon les besoins :

Documents papier numérisés où la mise en page est indifférente (notes de service) :	texteur, tableur, éditeur de pages web,
Documents papier numérisés où la mise en page peut être adaptée (rapport) :	texteur ou tableur avec enregistrement au format html
Documents papier numérisés où la mise en page doit être conservée (journal interne) :	format Acrobat pdf, ou téléchargement du document au format propriétaire du texteur
Listes :	pages web statiques, ou pages générées par des bases de données
Informations issues de recherches dans des annuaires (annuaire téléphonique) :	pages générées par des bases de données
Messages sonores et vidéos :	formats audio et vidéo

 

Quels nouveaux métiers et quelles responsabilités autour d'un intranet ?

Les responsabilités suivent toujours le schéma opérationnel

1. MOA- La Direction Générale est le maître d'ouvrage, le commanditaire. Elle définitit la politique, fait les choix stratégiques, la technique ne l'intéresse pas. Elle a aussi le pouvoir d'inciter au partage de l'information, donc de modeler la culture d'entreprise induite par l'intranet.
2. AMOA- L'assistance à la maîtrise d'ouvrage fait mettre en exécution les décisions de la DG, en travaillant avec l'architecte au choix des solutions techniques. Elle anime aussi l'intranet. Un comité de pilotage l'assiste, et un comité d'utilisateurs permet l'identification et la résolution des problèmes. Elle s'assure que les aspects fonctionnels de l'intranet correspondent bien à la demande qu'elle a recueilli auprès de la maîtrise d'ouvrage. C'est la "direction de l'intranet".
3. Pilotage de la MOE- Le maître d'oeuvre, l'architecte, supervise la réalisation du projet intranet. Avec l'assistance à la maîtrise d'ouvrage, il choisit les solutions techniques et s'assure que les développements techniques sont réalisés dans les règles de l'art et correspondent aux fonctionnalités demandées.
   MOE informatique technique- La Direction Informatique implémente et maintient les solutions techniques retenues pour l'intranet. La Direction Informatique propose des solutions techniques, réalise les développements demandés par l'architecte, et administre les serveurs et réseaux.
   MOE de contenu- La Direction de la Communication contrôle le contenu informationnel. Elle produit de l'information et contrôle la validité de l'information circulant sur l'intranet. Elle assiste la MOA quant au contenu en information de l'intranet.
   MOE d'application- La Direction des Systèmes d'Information fournit l'accès au SI pour l'intranet. Elle webize ses applications pour les interfacer avec l'intranet et engère la sécurité d'accès.
   

Les métiers se croisent avec les responsabilités :

• Les fournisseurs d'information. Ils sont bien évidemment essentiels, dans un intranet d'entreprise c'est idéalement tout le monde, ce n'est pas seulement la hiérarchie !
• Les listowners. Ils gèrent et modèrent les listes de discussion par e-mail, ou les forums, dont ils ont la responsabilité. Ce n'est pas un poste informatique, mais une fonction métier, exercée à temps partiel par une personne qui a des compétences métier fortes dans le thème de la liste.
• Les webmestres de contenu. Leur fonction est l'animation des espaces de l'intranet, le contrôle du contenu, l'information des fournisseurs d'information et des utilisateurs. Il sont proches de la DirCom pour tout ce qui est information et communication, et proches de la DSI ou des directions métiers pour tout ce qui est production.
• Les webmestres techniques. Leur rôle est de réaliser les sites, les maintenir, maîtriser la technologie, faire que le contenu des sites soit conforme aux spécifications, installer et maintenir les liens nécessaires à la navigation, répondre aux questions techniques. Ce sont des ingénieurs rompus aux NTIC.
• Le webmanager. Il doit faire ce qui est nécessaire pour que l'intranet rende les services attendus. Il a à assister la direction générale pour modeler l'intranet, à décider des technologies à employer pour atteindre les objectifs stratégiques de communication fixés par la direction, à décider des règles de gestion de la navigabilité, à répondre aux questions de politique et à arbitrer les conflits.

L'intéressant dans la richesse d'un intranet, c'est que chaque acteur de l'entreprise puisse facilement et par lui-même partager ses informations avec les autres, sans passer par un système lourd de "communication interne - contrôle hiérarchique". Un intranet implique en fait des employés "consommateurs de ressources" et d'autres "producteurs de contenu". Le consommateur peut à tout moment se transformer en producteur pour les informations dont il dispose, mais le miracle de la transformation ne se produit pas toujours spontanément.. Dans une entreprise, si la décision vient forcément des sommets, l'information ne vient pas que d'en haut. Une part essentielle des informations intéressantes et utiles est celle que partagent les employés qui ont accumulé expérience et connaissance. Ils sont "l'entreprise d'en-bas", pour reprendre une expression malheureuse, et ont créé le savoir faire de l'entreprise, ont contribué à en modeler l'image. La capitalisation de ces savoirs et savoirs faire est la tâche du Knowledge Management. L'intranet peut en être un support et le démultiplicateur, l'action du Knowledge Manager étant nécessaire pour impulser la dynamique et maîtriser le processus. Peut-il alors y avoir, en ce sens, mise en place d'un intranet sans avoir un Knowledge Manager ?

L'intranet est un outil de partage de la connaissance.
Installer un intranet c'est vouloir capitaliser la connaissance.

La sécurité, la légalité.

La sécurité.

L'intranet a pour vocation de diffuser des documents internes, qui peuvent être confidentiels. Une gestion adaptée des droits d'accès à l'information doit absolument être mise en place, pour garantir la confidentialité et l'intégrité des informations. Contrairement à internet où la sécurité est médiocre, un intranet bien conçu offre une très bonne sécurisation :

• gestion des droits d'accès aux données de manière très sécurisée,
• gestion fine des droits : documents accessibles uniquement à certaines personnes suivant leur fonction, leur statut, ...
• impossibilité de pénétrer l'intranet depuis l'extérieur.

Pour être efficace et ne pas comporter de trous, la politique de sécurité doit être définie dès les premières phases du projet intranet.

La sécurité repose sur des méta données spécifiques. En effet les normes de description de documents, comme html ou les SGBD, cherchent avant tout à assurer l'indépendance des représentations logiques et physiques de l'infoirmation. Pour définir le niveau de sécurité d'un document, d'autres normes de descriptions sont nécessaires. Elle doivent préciser un certain nombre d'indicateurs :

• pour l'administrateur
  • utilisateurs, et leurs droits d'accès (consulter - modifier - créer)
  • groupes d'utilisateurs, et leurs droits d'accès
  • serveurs, et administrateurs des serveurs
  • chemin d'accès de chaque document
  • trace des accès à chaque document (qui, quand, quoi), compteurs
  • hiérarchie des documents
  • composition des documents (statiques, générés par une BD), styles à aplliquer
  • indexation des documents pour alimenter les moteurs
  • annuaire des documents
• pour l'utilisateur
  • description de chaque document (titre, résumé, auteur, taille,...)
  • accessibilité (droits requis, disponibilité temporelle)
  • datation (de création, de modification, date de préemption)
  • liens vers d'autres documents
  • moteur de recherche interne
  • outil de navigation
  • e-mail de l'auteur, du webmestre
• pour le fournisseur d'information
  • classement, mots clés
  • clasement dans les catégories des annuaires internes
  • dates
  • compteurs d'accès
  • liste de discussion attachée au document

La légalité.

La légalité doit impérativement être strictement respectée, l'entreprise citoyenne se doit d'être exemplaire !

Mais, il y a juste un petit écueil : la législation applicable aux technologies d'internet est incertaine. Certes, internet n'échappe pas au droit écrit en vigueur. Mais les juges et les politiques ont toujours eu du mal à intégrer rapidement les évolutions technologiques. Les jugements qui font la jurisprudence se contredisent, et ignorent la netiquette, ce droit coutumier du cyberespace. Les lamentables affaires "le village", "amendement Bloche", "altern.org", "Yahoo", "espionnage patronal du courrier UK" en témoignent. Alors les responsables d'intranet sont tenus de trouver un équilibre entre ; ils doivent observer la plus extrême prudence, et faire quand même fonctionner le système.

Design de l'intranet.

Internet et intranet sont deux espaces de fonctionnalités différentes, cela doit se répercuter sur leurs identités graphiques respectives et leurs contenus (source : Jakob Nielsen's Alertbox for September 15, 1997 "The Difference Between Intranet and Internet Design").

• Les utilisateurs ne sont pas les mêmes :
  • les surfeurs du site web assimilent l'entreprise à l'image donnée par le site,
    • le design et le contenu doivent être très soignés, ils sont des outils publicitaires,
    • le nombre de pages des premiers niveaux doit être faible,
    • l'aspect vitrine publicitaire soigné,
    • tout doit concourir à ce que
      • le visiteur occasionnel se sente à l'aise,
      • le visiteur assidu se sente chez lui, retrouve ses repères ;
  • alors que l'intranet est utilisé par des collaborateurs de l'entreprise qui en connaissant le fonctionnement, ont le vocabulaire et la culture correspondants ;
    • les explications détaillées sont superflues,
    • le contenu doit être conséquent et pertinent, concernant la vie de l'entreprise, les services, l'outil de travail,
      • à la fois proche des préoccupations des collaborateurs, permettant de régler en quelques clics depuis son poste de travail des démarches administratives internes,
      • et véhiculant les dimensions culturelle et stratégique,
    • la propagande y passe mal, elle doit être plus subtile qu'à l'ordinaire.
• La fréquence d'accès diffère :
  • le site web est utilisé occasionnellement pour trouver de l'information sur l'entreprise,
    • il doit être simple d'accès,
    • avoir une navigabilité excellente pour des gens pressés,
    • et contenir de l'information riche, institutionnelle, permanente, structurée et clarifiée,
  • l'intranet est utilisé tous les jours,
    • sa force est sa richesse, donc sa complexité ;
    • il peut comporter plusieurs serveurs,
    • et contenir des gros volumes d'information détaillée et parfois éphémère (pré rapport, agenda) ;
    • il nécessite alors un outil de navigation adapté ;
    • il peut nécessiter des applications spécifiques,
    • et distribuer de l'information interne officieuse ou quasi confidentielle,
    •  
• Le mode d'accès diffère :
  • le site web doit être agréable et simple à consulter,
    • sur tous les butineurs et sur toutes les plates formes, parfois anciennes,
    • agréable même pour l'utilisateur individuel qui accède par un modem ;
    • les graphiques doivent être de taille légère,
    • chaque page ne devrait pas dépasser 50 Ko,
    • la sophistication technique doit être évitée (frames, scripts, applets, etc.),
  • l'intranet est utilisé uniquement dans l'entreprise ; la bande passante est des centaines ou des milliers de fois supérieure à celle du web,
    • de longs textes et des images lourdes deviennent envisageables,
    • les scripts, applets et plugins sont les bienvenus,
    • la vidéo, la visioconférence et la réalité virtuelle également ;
    • les postes individuels peuvent être normalisés ce qui permet des choix techniques (Corba, ActiveX, IE ou NC, applicatifs PC, chaîne d'information ou push, etc),

Le site web et l'intranet doivent être immédiatement visuellement identifiables. En effet des liens partent de l'intranet vers le site web, il est important de connaitre immédiayement le statut de l'information accédée.

Dans l'intranet, il est nécessaire d'avoir un aspect graphique décliné selon le contenu et le statut de confidentialité, pour faciliter la navigation (information officielle diffusable, document de travail, document interne, information confidentielle, etc.).

Page d'accueil de l'intranet : un portail

L'existence d'un portail personnalisable est un point très positif sur la dynamique d'utilisation de l'intranet, car cela revient à appeler un habitué par son nom, plutôt que de le traiter de façon impersonnelle. Un tel portail offre sur un point d'entrée unique sur des contenus multiples qui sont adaptés aux besoins personnels de l'utilisateur. Il joue un rôle de centre d'aiguillage entre les chaînes proposées par des éditeurs et celles retenues par les utilisateurs et devient un outil décisionnel. Cette page d'accueil doit donner accès à l'ensemble des principales rubriques autorisée pour l'utilisateur identifié, et aussi nécessairement comporter un moteur de recherche interne.  

L'intranet, un enjeu stratégique pour les entreprises

L'intranet est techniquement une forme de client-serveur qui s'appuie sur les protocoles standards d'internet.
Sur le plan organisationnel, avoir mis en place un intranet simplifie l'installation et l'administration des applications du système d'information de l'entreprise.

Un intranet facilite les projets de type collaboration de groupe, la publication de documents dynamiques, l'accès aux systèmes transactionnels. La mise en place d'un Intranet permet à chacun de devenir acteur par la mise en ligne de documents intéressant l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise ou du service. La publication d'information sur l'intranet peut être à la limite très simple grâce aux fonction de publications au format web des logiciels que chacun a sur son micro (traitement de texte, tableur). Au delà de la vague médiatique d'internet, un intranet permet d'envisager des applications d'un autre type, tournées vers la circulation d'information et la communication directe entre les personnes et avec les directions. C'est une forme en interne - "business to business" - du "commerce électronique de détail"..

L'intranet n'est pas qu'un ensemble de technologies mises en oeuvre. Sur un tout autre plan, touchant aux sources de la communication et du partage de l'information, il provoque des modifications profondes des comportements individuels et grégaires, et fédère la collectivité. Outil structurant du lien social, il a été dit que l'apport essentiel d'un intranet est le passage de l'informatique de gestion à l'informatique de communication.

Mais la matérialisation de ce potentiel, qui semble sans limites, exige une grande rigueur dans le choix de l'architecture technique. Calqué au départ sur l'organisation de l'entreprise, un intranet va pourtant en modifier profondément la culture, et donc l'organisation, tout comme l'avait déja fait la vague d'informatisation des années 70 ou la déferlante des micros personnels dans les années 85-95.

Un intranet c'est subversif ! Il provoque un changement révolutionnaire dans l'organisation de l'entreprise. Or, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à assumer une révolution, une modification des hiérarchies, une remise en cause des pouvoirs...

Problèmes de débit

Le web est réputé lent. Or tout élève accédant dans l'école à ses pages web observe au contraire la grande rapidité et fluidité des accès. Qu'en est-il réellement ?

L'accès au web se fait :

• au pire à 9,6 Kb/s (9600 bits par seconde), pour un accès hertzien par téléphone mobile,
• classiquement par RTC ( réseau téléphonique commuté ) à 56 Kb/s, maximum théorique, ou à 28,8 Bb/s, vitesse effective.
• par smartphone, 0,05 à 1 Mbps
• par câble à 1 Mb/s (100 Kb/s en réception),
• ou par ADSL à 0,5 à 50 Mb/s,
• à l'école en interne par un réseau local ethernet lent à 10 Mb/s, avec une épine dorsale à 100 Mb/s et un pont extérieur à 10 Mb/s,

Charger une page de 30 Ko de texte avec cinq images de 24 Ko et une de 150 Ko ne pourra pas aller plus vite, aux différentes vitesses, que :

L'utilisateur extérieur avec un mobile abandonnera le chargement de la page, ceux avec un modem le trouveront très lent, celui en RNIS patientera. L'accès extérieur depuis le réseau national des universités rend le chargement satisfaisant. L'accès dans l'école sur le réseau local procure un bon confort.

Concluons que l'intranet sur un réseau local (typiquement à 100 Mb/s) permet l'accès à des documents lourds, des milliers de fois plus lourds que ceux que l'on peut publier sur le web mondial (à quelques Ko/s).

Est-ce à dire que le problème du chargement des pages web est totalement résolu en intra ? Non, car une multitude de facteurs font que le débit théorique n'est qu'un horizon lointain. Prenons par exemple la page d'accueil du site des élèves de l'EMN, URL eleves.mines.u-nancy.fr

Elle comporte

• le texte de la page (programme html) : 2 Ko
• le logo tripoté de fond de page : 28 Ko
• l'image titre.gif : 25 Ko
• 6 boutons de 6 Ko chacun = 36 Ko

soit au total 91 Ko.

Son chargement "sur place" dans les salles micros en libre service, avec du matériel de bon niveau, se fait en moins d'une seconde. En un point de l'école le chargement a duré 24 secondes, et même 39 secondes sur un autre poste. Quant à l'accès depuis l'extérieur avec un modem et du matériel un peu dépassé, il est probable que l'utilisateur se lassera avant le chargement complet !

Evolution des intranets

Le concept d'intranet a mûri au cours du temps, grignotant des fonctionnalités du système d'exploitation réseau (adaptation source Forester Research) :

1. 85-90 : fichiers partagés ou transférés sur le réseau local
2. 94-96 : partage d'informations par la messagerie et des sites web statiques : l'intranet contient des serveurs de fichiers et de messagerie, le NOS gère l'annuaire, d'administration, les fichiers, l'impression
3. 96-2000 : l'intranet institutionnel recouvre l'annuaire système, l'administration, et propose des fonctions de groupware ; le NOS garde la gestion des fichiers et des impressions
4. 2000 : l'intranet tous services a phagocité le NOS : annuaire, messagerie, fichiers, impression, administration, objets, sécurité, groupware
   l'accueil devient un portail personnalisable
   l'intranet fournit des fonctions collaboratives et décisionnelles
5. 2007 l'intranet web 2.0 crée de nouveaux servuces

Une enquête menée en 2004 ( www.observatoire-intranet.com/ ) illustre cette évolution, tant par la répartition des types de sites intranet que par la répartition des fonctionnalités présentes :

Les applications intranet passent chronologiquement par plusieurs étapes de maturation, qui se traduisent à la fois par plus de personnalisation et par un plus haut degré d'intégration :

1. Intranet de communication :
   L'intranet est d'abord un moyen simple de faire circuler de l'information, avec comme particularité une actualisation en temps réel de l'information. Le projet est donc dirigé par le DirCom, l'intranet véhicule la communication interne institutionnelle, le discours officiel de la direction. Il sert particulièrement à travailler l'image en interne de l'entreprise, permet la remontée d'informations et s'ouvre au dialogue transversal.
   C'est en quelque sorte les fonctions qui seraient remplies par l'e-mail et les news généralisés et structurés.
    
2. Intranet documentaire :
   Puisqu'il offre une fonction mémoire, l'intranet est aussi un outil documentaire. L'intranet devient le moyen privilégié d'accès aux données. Il correspond au transfert de l'information papier vers un monde où tout est numérisé. L'approche est plutôt horizontale, les applications peu stratégiques.
   Le projet intranet passe alors sous le contrôle du bureau des méthodes et de la DSI.
    
3. Intranet applicatif, la porte d'entrée vers les logiciels du système d'information :
   L'intranet donnant accès au SI en devient l'interface privilégiée. Il est l'interface du système d'information, des ERP, des logiciels de SCM et de CRM. Il en systématise l'utilisation.L'intranet permet de développer des applications interactives nouvelles dans le S.I.. Les applications, y compris les applications stratégiques, sont de plus en plus présentes sur l'intranet. La page d'accueil de l'intranet est devenue un portail pour permettre d'accéder au système d'information webisé.
    
4. Intranet fédérateur :
   Par intégration des applications, du courrier et de listes de diffusion, d'autres besoins nouveaux en matière d'accès de groupware, de workflow, de capitalisation des connaissances émergent. L'intranet sert d'intégrateur de services en ligne et d'applications. Il se présente comme un portail personnalisé, point d'entrée unique vers le système d'information et les applications collaboratives, solution de productivité généralisée à l'ensemble des employés.
       
5. Intranet de stratégie :
   L'entreprise étendue peut avoir comme système nerveux un intranet. A cette étape, l'intranet est devenu le liant de l'entreprise, concourant à la fois à sa restructuration permanente, à la transparence et à l'efficacité de la qualité totale, et au renforcement du lien social. Il remet en cause la structure hiérarchique.
   Les directions de l'entreprise s'y impliquent fortement : DG, DRH, marketing,...
    
6. Intranet de l'entreprise virtuelle :
   L'entreprise restructurée autour du client utilise le web B2C pour la relation client one-to-one, l'intranet pour la relation interne, les extranets B2B pour les relations fournisseurs et partenaires. L'entreprise peut aussi s'être dotée d'outils C2C ou C2B.
   A la limite, l'entreprise n'existe plus qu'autour de ces outils.

L'intranet peut alors se présenter comme un bureau virtuel, accessible à l'identique depuis son bureau, depuis son lieu de télétravail comme en déplacement. C'est ce qu'a fait France Télécom avec e-buro, déployé début 2002 :

Evolution des technologies

Les technologies employées dans l'intranet sont déjà très nombreuses et intégrent des concepts émergents :

Serveurs d'application.
Ils jouent un rôle central dans la webisation du système d'information. Ce sont des constructeurs d'application à partir de composants hétérogènes, offrant des services de gestions de sessions, de connexion aux serveurs de données, de connexion aux ressources externes, de transactions, de communications synchrones et asynchrones, de contrôle de la qualité de service, etc.
Ils peuvent être batis à partir de produits commerciaux (IBM Websphere, BEA Weblogi, Oracle Application Server, Sun - AOL iPlane) ou de de produits libres (Zope). Les technologies .net (Microsoft), J2EE (Sun), web services, php (libre), sont au coeur du développement des serveurs d'applications.

Portails d'entreprise
Sur un intranet, un portail d'entreprise offre un véritable bureau virtuel personnalisé accélérant l'accès à l'informations, facilitant les donctions
- accès intégré aux applications et données du système d'information.
- gérér les formulaires internes à l'entreprise (congés, réunions, achats, formations, mutations, etc.) et les workflows
- environnement de travail collaboratif sécurisé
- communication interne
- partage et gestion des connaissances
- fidéliser l'utilisateur, faire revenir de manière très fréquente
Inspiré des portails internet (comme yahoo.fr), le portail d’entreprise sur l'intranet est le point d’entrée de l’ensemble des informations et ressources du système d’information. Personalisable, indépendant de la plate-forme utilisateur, c'est un site dynamique qui donne accès à des canaux d’informations et d’applications, fonctionnant souvent sur des modes d'abonnement sécusisés par droits d’accès.
Un bon exemple de produit commercial est NetPortal

Web 2.0
Les concepts de client riche sont remises en vogue par les technologies Ajax, l'écran de l'intranet ressemble enfin à celui d'une application ergonomique.

(source : www.artmail-conseil.com/blog/2008/09/intranet-20-lemergence-dun-concept-issu-du-web-20)

EAI
Ces solutions - Enterprise Applications Integration  - sont essentielles dans un intranet applicatif, centrale d'aiguillage de flux applicatifs issus des processus métier.
WebMethods (Integration Platform) fait figure de leader.

XML
Le langage XML (eXtended Markup Language) devient le standard de structuration de contenu. Séparant contenu et présentation, ils structure de façon particulièrement efficace les documents web. Cependant sa progression dans les entreprises reste lente.

Java
Le langage Java de Sun (1996) est de plus en plus utilisé dans les grands projets, notamment pour les qualités de J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition).

PHP
Le langage Php, issu du monde de l'open source, s'impose progressivement depuis 2002 dans les entreprises, en association avec d'autres produits libres, Apache et MySql..

Web Services
Les web sercices permettent l'interopérabilité des applications. Facilitant l'intégration XML, basés sur des protocoles standard (SOAP, WSDL), ils semblent avoir un grand avenir.

Démonstrations

Ar@chné : maquette d'Intranet (version 1999) pour une administration
http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/arachne/index.htm
Admiroutes : maquette de portail Intranet (version 2000) pour une administration
http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/arachne/portail.htm

NetTech Intranet Demo
http://www.nettechinc.com/demo.asp

Hunter, Inc: Intranet Demo
http://www.hunterinc.com/hi-demo.cfm

Copies d'écran d'intranets :
SNECMA
CNRS
Clinique
Google
Airbus
Air Liquide

A accès réservé   ;-(

INPL
http://intranet.inpl-nancy.fr/

Ecole des Mines de Nancy
http://i-mines.mines.u-nancy.fr

 

 

Où en est votre intranet ?

Grille d'audit de la qualité d'un intranet

Références

Ouvrages

Pour les concepts, l'ouvrage d'Alain LEFEBVRE Intranet, client-serveur universel, (octobre 1996, éditions Eyrolles, collection Informatiques magazine)

Pour la méthodologie, L'intranet de Michel GERMAIN (septembre 1998, ed. Economica, 49F)

Pour la mise en oeuvre, Le projet intranet, de l'analyse des besoins à la mise en oeuvre des solutions - Frédéric ALIN, Denis LAFONT, Jean-François MACARY (Septembre 1998 - Editions Eyrolles)

Un guide pour les décideurs et chefs de projet impliqués dans une construction d'intranet dans une entreprise, ouvrage clair et agréable : L'Entreprise intranet : Guide de conduite de projets (mai 2002, éditions Eyrolles, Frédéric Alin, Xavier Amoros, Marc Saliou)

Les architectures client-serveur internet et intranet - Pierre-Yves CLOUX, David DOUSSOT, Aurélien GERON -(Dunod, juin 2000, 137F)

Une architecture internet pour le système d'information de France Télécom - Jean-Luc LUCAS (Eyrolles, avril 2002, 39€)

 Liens

Ressources web

Les services d'un intranet, un excellent texte de synthèse
http://web.archive.org/web/20010825021437/xavinho.free.fr/intranet/

Alertbox, l'excellent site de Jakob Nielsen, site de réflexion sur l'internet,
http://www.useit.com/alertbox/
en particulier principe du « better than reality » http://www.useit.com/alertbox/980308.html
Intranet Usability: The Trillion-Dollar Question http://www.useit.com/alertbox/20021111.html
The Difference Between Intranet and Internet Design http://www.useit.com/alertbox/9709b.html
Intranet Portals: The Corporate Information Infrastructure http://www.useit.com/alertbox/990404.html

Jean-Michel YOLIN analyse le concept d'intranet et d'extranet d'entreprise
http://www.yolin.net/intranet.html

L'Intranet Journal publie quantité d'informations sur le sujet, dont un excellent guide de définition :
http://www.intranetjournal.com/

La société Arctus propose un livre blanc annuel sur l'évolution des intranets :
ARCTUS - l’Observatoire de l’intranet
http://www.arctus.com/

Intranet dans de grandes entreprises
http://www.journalinformatique.com/dossiers/best_of_intranet.shtml

L'intranet s'ouvre aux applications métiers
http://www.journaldunet.com/solutions/intranet-extranet/actualite/l-intranet-s-ouvre-aux-applications-metiers/l-intranet-s-ouvre-aux-applications-metiers.shtml

La bataille perdue : le poste de travail obèse (Louis Naugès)
http://nauges.typepad.com/my_weblog/2009/12/lopen-source-a-perdu-la-bataille-du-pc-ob%C3%A8se-lopen-source-va-gagner-la-guerre-du-futur-celle-de-la-m.html

Intranet 2.0 : l’émergence d’un concept issu du Web 2.0
http://www.artmail-conseil.com/blog/2008/09/intranet-20-lemergence-dun-concept-issu-du-web-20/

Document : http://www.mines.inpl-nancy.fr/alain.tisserant/cours/intranet/principes_intranet.html
Dernière mise à jour : janvier 2011

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